Вернуться
Онлайн-кассы: базовые знания для начинающих
2018-11-08 20:15:39

Онлайн-кассы: базовые знания для начинающих

Про онлайн-кассы ходит много слухов: говорят, что они дорогие, сложные в эксплуатации, что дешевле заплатить штраф, чем внедрить новое оборудование, и многое другое. Конечно, если вы раньше не работали с кассовой техникой — внедрять ее в работу не хочется. Но закон принят и его надо исполнять, поэтому давайте разберемся, что такое онлайн-кассы и зачем они нужны.

В этой статье мы ответили на 7 вопросов, которые чаще всего задают новые пользователи. Если вам только предстоит покупать онлайн-кассу, или вы пользуетесь ей недавно — прочитайте эту статью. Вы узнаете, как избежать штрафов, сэкономить на установке и обслуживании техники и улучшить продажи с помощью возможностей онлайн-касс.

Что такое онлайн-кассы и зачем они нужны

Онлайн-кассы — это кассовые аппараты, которые самостоятельно отправляют в налоговую все данные о ваших сделках. Точнее, данные о сформированном чеке уходят к оператору фискальных данных (ОФД), а уже он отправляет информацию в ИФНС. Самостоятельно формировать отчетность по чекам больше не нужно.

После вступления в силу 54-ФЗ, предпринимателей обязали ставить кассы и подключать их к интернету. Чтобы иметь непрерывный доступ к сети, многие онлайн-кассы работают через компьютеры, смартфоны или планшеты. Это дало возможность создать программное обеспечение, которое позволяет использовать кассу не только для формирования чеков.

Например, с помощью программы LIFE PAY вы можете вести вести аналитику продаж, видеть прибыль с каждой кассы в режиме онлайн, следить за остатками на складе, автоматически отправлять данные о сделках в 1С, в CRM, в онлайн-бухгалтерию. Онлайн-кассы сегодня — это инструмент, который помимо своего прямого назначения помогает автоматизировать бизнес и улучшать продажи.

Что такое фискальный накопитель

Фискальный накопитель (ФН) — это устройство, которое печатает чеки и отправляет данные к ОФД. В нем хранится вся информация о ваших сделках. Накопители бывают с разным сроком действия: на 13, 15 и 36 месяцев, покупать можно не любой. Какой прибор выбрать — зависит от вида деятельности компании и системы налогообложения. Если выбрать не тот — будет штраф. Мы уже писали о том, как выбрать ФН для своей фирмы.

В старых кассах тоже были ленты ЭКЛЗ, требующие замены. Когда лента заканчивалась, нужно было нести кассу в ЦТО и менять ей память примерно за 10 тысяч рублей. Фискальный накопитель в новых кассах вы можете заменить самостоятельно. Обращаться в ЦТО не нужно.

Штраф за неиспользование онлайн-кассы

Если вы ИП и не установили кассу в срок или не формируете чеки покупателям — вам грозит штраф от 10 тысяч до 50% суммы расчета. Если у вас юрлицо — штраф от 30 тысяч до 100% суммы расчета. Если налоговая пришла повторно, а кассы все еще нет или чеки не выдаются — деятельность фирмы могут приостановить на 90 дней.

Если не передавать в налоговую данные о чеках — штраф до 50 тысяч для ИП и до 100 тысяч для юрлиц. Если, наоборот, формировать чеки, сделок по которым фактически не было — штраф до 40 тысяч.

Это только основные штрафы, в законе их больше. Поэтому, если кто-то думал, что дешевле уклоняться — это не так. Кассу купить выгодней.

Нужна ли онлайн-касса для продаж через интернет

Для торговли через интернет касса нужна в любом случае, даже если вы ИП на ПСН и переходить на технику нового образца нужно только в 2019 году. Все организации и ИП, которые используют для расчетов с покупателями технические средства — терминалы для приема банковских карт, платежный шлюз для оплаты онлайн и другие, должны пользоваться как минимум фискальным накопителем и отправлять сведения к ОФД.

Если вы принимаете карты или оплату онлайн, но не отчитываетесь в налоговую по новым требованиям — будет штраф, как за неприменение ККТ.

Кто может не использовать онлайн-кассы

Не применять онлайн-кассы могут предприниматели, работающие на территориях, где нет интернета. Список территорий, на которых можно работать без касс, утверждается администрациями на местном уровне. При торговле в таких местах нужно выдавать чеки старого образца или квитанции об оплате, а все сведения о сделках относить в налоговую самостоятельно, как это было до принятия 54-ФЗ.

Есть список видов деятельности, для которых допускается неприменение кассовой техники. Мы о них рассказывали. Посмотрите, если вашего вида деятельности в этом перечне нет — кассу устанавливать нужно.

Онлайн-кассы сложные в эксплуатации

Кассы бывают разные. Например МОДЕЛЬ  может только соответствовать требованиям 54-ФЗ: печатать чеки, отправлять их к ОФД и хранить в памяти информацию о сделках. С такой кассой обращаться даже проще, чем с аппаратами старого образца.

Кассы на ПК и планшетах сложнее. В них все зависит от установленного программного обеспечения. Бывает ПО, на котором легко работать, и другое: с неудобным интерфейсом, нелогичным расположением информации и постоянными сбоями в системе. Здесь пока не посмотрите и не столкнетесь лично — не поймете.

Если вы выбираете себе ПО для кассы — скачайте приложение LIFE PAY для Android или iOs. Уже в тестовом режиме вы увидите, как просто работать с новой кассой, если установить нашу программу.

Как сэкономить при покупке онлайн-кассы

Индивидуальным предпринимателям на ЕНВД и ПСН, которые переходят на онлайн-кассы в 2018 и 2019 году, положен налоговый вычет до 18 тысяч рублей на каждую единицу техники. Чтобы получить вычет, нужно вовремя заплатить все налоги и страховые взносы, купить и установить кассу в установленные сроки, подать заявление на вычет в ФНС. Тем, кто не заплатил налоги вовремя или не подал заявление, льготы не будет.

Остальным предпринимателям и юридическим лицам сэкономить на покупке кассы не получится. Но мы можем помочь подобрать оборудование и уложиться в ваш бюджет. В LIFE PAY не производят технику: мы разрабатываем программное обеспечение, а в выборе онлайн-касс просто помогаем, поэтому нам можно доверять.

Если у вас остались вопросы о работе онлайн-касс — задавайте их в комментариях. Мы все объясним в новой статье иди дадим ссылку на материал, если уже писали на эту тему.